Jesienią trafił do sejmu projekt ustawy zmniejszającej tygodniowy wymiar etatu z 40 do 35 godzin. Głównym założeniem tej zmiany jest utrzymanie dotychczasowej wysokości wynagrodzeń, czyli w praktyce mielibyśmy pracować krócej za takie same pieniądze. Spodziewamy się, że każdy z nas postawiony przed taką szansą, chętnie ją przyjmie. Czy naprawdę i co niesie ze sobą taka zmiana?
Zapracowani Polacy
Według danych OECD za 2021 r. polscy pracownicy są na drugim miejscu wśród państw europejskich, jeśli chodzi o liczbę przepracowanych godzin w roku. Jednocześnie aż 2/3 z nich zauważa u siebie objawy wypalenia zawodowego (badanie Smartscope dla Nationale-Nederlanden w 2021). Krótszy tydzień pracy mógłby pomóc osobom aktywnym zawodowo poświęcać więcej czasu na odpoczynek i kontakt z bliskimi, niwelując objawy wypalenia.
Przykłady firm, które zmniejszyły wymiar pracy, są budujące. W półrocznym badaniu organizacji non-profit „4 Day Week Global” we współpracy z naukowcami z uniwersytetów w Bostonie, Cambridge i Dublinie testowano czterodniowy tydzień pracy dla 33 firm i 900 pracowników. Po pół roku żadna z tych firm nie stwierdziła, że planuje powrót do pięciodniowego dnia pracy a 97 proc. pracowników wskazywało na korzyści w postaci lepszego samopoczucia, skupienia i zadowolenia z takiego układu. Dodatkowo badanie wykazało, że średni przychód firm wzrósł
o 38 proc. w porównaniu z tym samym okresem ubiegłego roku. Widzimy zatem same korzyści. Jeśli ustawa wejdzie w Polsce w życie, jak zabrać się za jej wdrażanie w praktyce?
Kiedy udaję, a kiedy pracuję?
Zmiana z 40 godzin do 35 wydaje się spora, ale by się na nią przygotować, warto na początek przyjrzeć się, ile naszego czasu to tak naprawdę praca. Przeciętny człowiek ok. 80 razy dziennie sprawdza swój telefon. To tylko jeden z naszych rozpraszaczy, podobnie jak wyskakujące powiadomienia i dźwięki różnych aplikacji w pracy. Szacuje się, że 20 proc. czasu w pracy zajmuje nam radzenie sobie z rozpraszaczami oraz przełączanie się między zadaniami, gdy ktoś zada nam pytanie, zaczniemy robić coś innego lub tylko pomyślimy o tym, co jeszcze trzeba zrobić.
Różne raporty, m.in. Światowej Organizacji Zdrowia i Mindy, wskazują, że w ciągu tygodnia nie jesteśmy efektywni przez ok. 5 godzin, np. z powodu spadku nastroju. W ciągu roku daje to nieco ponad 30 dni „udawania pracy”, funkcjonuje nawet określenie „prezentyzm”, w praktyce oznaczające „wysiadywanie” godzin przed komputerem, np. aby inni widzieli, że jesteśmy w pracy, ale niczego sensownego wówczas nie robimy. Ktoś powie – świetnie, a zatem pozbądźmy się akurat tych pięciu nieefektywnych godzin, czy nie to właśnie wprowadzi nowa ustawa?
Problem tkwi w tym, że różnego rodzaju rozproszenia zawsze mogą się pojawiać. Możemy zmienić jedynie sposób radzenia sobie z nimi. Pierwszym krokiem jest poznanie swoich rozproszeń: być może co chwilę sprawdzam e-maile z obawy, czy czegoś nie przegapię? Albo zakładam, że każda prośba od mojego przełożonego wymaga rzucenia wszystkiego, co robię, i reakcji od razu? Drugi krok to ustalenie działań, gdy te rozproszenia już się pojawią. Może być to np. podręczna lista, na której zapisuję wszystkie drobne rzeczy, które należy zrobić. Albo ustalenie z przełożonym, że zawsze dopisuje termin wykonania jakiegoś działania. Innym sposobem może być też wyciszenie powiadomień, które nie są koniecznie – dźwięków, wyskakujących kopert i podświetlonych wiadomości, z którymi nasz mózg musi sobie nieustannie radzić – oszczędźmy mu tego, czego możemy się pozbyć.
Nie ma zmian bez zmian
Trudno oczekiwać, że zaczniemy nagle pracować efektywniej i krócej, jeśli nadal będziemy stosować stare sposoby. To nie stanie się magicznie, nie zmieścimy naraz więcej zadań w krótszym czasie albo będą one realizowane z gorszą jakością. Oto kilka sposobów, które mogą nam pomóc.
Pierwszym jest określenie, co ja tak naprawdę powinienem w tej pracy zrobić. Jakie są moje najważniejsze zadania na ten dzień? Jakie zadania popchną sprawy do przodu? Nasz mózg lubi proste schematy, więc mogą to być np. trzy kluczowe zadania na dany dzień, bez których nie ruszymy dalej. Jest to również związane z ilością energii i skupienia, którymi dysponujemy. Jeśli zużyjemy całe skupienie w pierwszej kolejności na błahe, drobne sprawy, a potem dołożymy do tego pytania od innych, które będą nas rozpraszać w trakcie dnia, to łatwo jest wypaść z rytmu i własnych priorytetów. Warto na kluczowe zadania poświęcać najlepszą część swojego dnia w sensie najlepszej energii i skupienia i zarezerwować na to czas w kalendarzu. Sama nazywam to złotymi lub cichymi godzinami albo godzinami skupienia, pomaga mi też wczesna pora wstawania i realizowanie tych kluczowych zadań, zanim obudzą się wszyscy inni, którym chętnie odpowiem na dodatkowe pytania. Mamy oczywiście różne rytmy pracy, niektórzy wolą ciche popołudniowe lub nawet wieczorne godziny i kilka prostych zadań na rozgrzewkę. Warto poznać swoje preferencje i testować różne rozwiązania.
Drugim sposobem na poprawienie efektywności jest… zjadanie żaby. To metafora Briana Tracy, autora książki Zjedz tę żabę, który tak właśnie nazywa trudne, nieprzyjemne lub złożone zadania, które mamy tendencję odkładać na potem. Zaczynanie od nich dnia może dać nam dodatkową energię, gdy już zrobimy to, co tak długo odwlekaliśmy. Dodatkowo możemy określić konkretny czas na ich realizację, np. nastawić budzik na 15 minut i robić ten znienawidzony raport. Możemy być zaskoczeni, ile uda się nam zrobić w tak krótkim czasie. Praca ma bowiem tendencję do wydłużania się, jeśli mamy na nią za dużo czasu. Perspektywa zrobienia niechcianego zadania szybko i pozbycia się obślizgłej żaby z ramienia bywa kusząca.
Trzecim sposobem może być przemyślenie, jak coś zrobić, a nawet czy powinienem to robić. Często zabieramy się do robienia czegoś, nie zastanawiając się, czy to w ogóle moje zadanie, po prostu zajmujemy się kolejnym mailem na skrzynce. A gdyby tak zastanowić się, jaki będzie najbardziej efektywny sposób wykonania czegoś, może ktoś robił coś podobnego i nie muszę wymyślać tego od początku? Może jest jakaś formuła w Excelu, dzięki której nie muszę ręcznie przenosić danych? Amerykanie mają powiedzenie „work smart not hard”, czyli „pracuj mądrze, a nie ciężko”. Przypomina mi ono o napisie na kubku, który mam w pracy „myślenie to też praca”. A myślenie o tym, jaki jest najszybszy i najlepszy sposób wykonania zadania, jest zdecydowanie bardzo efektywną pracą!
Czwartym sposobem jest spojrzenie na swoje obowiązki z szerszej perspektywy. Początek roku może być ku temu świetną okazją. Co mi zabiera najwięcej czasu? Co mogę przekazać komuś innemu? Może zadanie, którym się już nudzę, dla kogoś będzie bardzo ciekawe? A może są jakieś rzeczy, które robimy od dawna, ale nie są już potrzebne? Pamiętam historię managerki zespołu, która opowiadała, jak jej pracownik zapomniał wysłać w jednym miesiącu bardzo ważny raport do grupy osób. Okazało się, że… nikt nie zareagował i było to impulsem dla tego zespołu, by zweryfikować inne raporty, które przygotowują regularnie. W efekcie zmniejszyli ich liczbę o połowę! By zmobilizować się do usprawnień, warto pomyśleć, co wartościowego mogę zrobić zamiast tego, jakie korzyści przyniesie mi ta zmiana w dłuższej perspektywie.
Stephen Covey w książce 7 nawyków skutecznego działania przytacza historię dwóch drwali, którzy pracowali obok siebie w lesie. Jeden ciężko pracował, a drugi robił sobie dłuższe przerwy. Pod koniec dnia okazało się, że ten, który odpoczywał, ściął więcej drzew, bo część swojego odpoczynku przeznaczał na ostrzenie piły. Jeśli czujemy w ciągu dnia spadki energii, to może 20-minutowy spacer sprawi, że przyjdzie nam do głowy rozwiązanie problemu. A może dłuższa przerwa w ciągu dnia na zabawę z dzieckiem lub sport okaże się lepsza dla rytmu pracy w drugiej połowie dnia? Warto testować różne rozwiązania i nie bać się wychodzić poza schemat ośmiu godzin.
4 dni – czy wszyscy się ucieszą?
Co myślisz, gdy słyszysz o tej zmianie? Z badania pracuj.pl wynika, że 79 proc. Polaków chciałoby złożyć CV do firmy oferującej czterodniowy tydzień pracy, pod warunkiem ośmiogodzinnego dnia pracy i pełnego wynagrodzenia. Aż 79 procent czy tylko? Czy pozostali podchodzą nieufnie do takiej propozycji albo po prostu lubią rytm, który wprowadza pięciodniowy czas pracy, bo czy to nie oznacza przypadkiem, że szkoły i przedszkola oraz urzędy, w których chcemy coś załatwić, będą wprowadzać podobne zmiany?
Zmiana w postaci 4-dniowego tygodnia pracy może być problemem dla osób uzależnionych od pracy. Jeśli życie zawodowe zajmuje większość tygodnia, a nawet weekendów, nowe zasady mogą wprowadzić niepokój u osób, które nie zbudowały sobie satysfakcjonującego życia poza pracą lub dla których jest ona ucieczką od problemów codzienności. Miejscem, w którym przynajmniej przez większość czasu wiadomo, co robić, gdzie jesteśmy chwaleni i mamy jasny plan na najbliższy kwartał. Jeśli weekend nagle rozszerzy się o dodatkowy dzień, może się okazać, że trudno nam znaleźć wspólny temat z nastolatkiem czy mężem. Warto przyjrzeć się naszym obawom i zastanowić się, czym będziemy chcieli wypełnić odzyskany czas.