Logo Przewdonik Katolicki

Trudna rozmowa z przełożonym

Bogna Białecka
Problemy w relacjach z przełożonym mogą być związane zarówno z osobowością szefa, jak i podwładnego / fot. Fotolia

Większość z nas ma problem, gdy musi przeprowadzić trudną rozmowę z przełożonym. Wynika to z poczucia, że nie wolno kwestionować decyzji szefa lub z lęku przed utratą pracy.

Problemy w relacjach z przełożonym mogą być związane zarówno z osobowością szefa, jak i  podwładnego. Przełożony może być nadmiernie kontrolujący, mieć nastawienie obronne wobec tego, co pracownik ma do powiedzenia. W niektórych przypadkach w ogóle odmawia podejmowania rozmowy. Być może będzie to zaskakujące, ale pierwsza rzecz, którą powinniśmy wtedy zrobić, to zastanowić się, czy sami się nie przyczyniamy do tej reakcji. Każdy z nas ma swoje problemy. Nasz szef może sam czuć się niepewnie jako osoba mająca władzę, gdyż nie ma umiejętności przywódczych, może się nie czuć wystarczająco kompetentny lub bać się okazać jakąkolwiek słabość. Może przyjmować krytykę jako atak personalny. W takim przypadku to po stronie podwładnego leży zadanie takiego prowadzenia rozmowy (odpowiednim tonem głosu, mową ciała, konstrukcją wypowiedzi), żeby szef nie poczuł się zagrożony. Zdaję sobie sprawę, że to niejako odwrócenie ról, bo podwładny staje się liderem emocjonalnym rozmowy, ale warto w to zainwestować, gdy chodzi o ważną sprawę.
 
Problemy podwładnych
Inny problem, coraz częściej spotykany współcześnie, to ludzie niepotrafiący zaakceptować faktu podlegania czyjejś władzy. Szczególnie wśród młodych ludzi coraz więcej mamy osób niedojrzałych, które nie zakończyły z sukcesem procesu przechodzenia w dorosłość. To ludzie psychicznie funkcjonujący na poziomie zbuntowanego nastolatka, kontestujący każde polecenie szefa. Inni zachowują się jak dzieci bojące się surowego nauczyciela. Póki jest nad nimi sprawowana ścisła kontrola – wykonują swe obowiązki, gdy tylko przełożony spuści z nich oko – ignorują pracę, dodatkowo lamentując nad nadmiernym obciążeniem zadaniami. Warto się zastanowić, czy nie reagujemy przypadkiem z tak niedojrzałej pozycji. Musimy zaakceptować fakt, że podjęliśmy tę pracę z własnej wolnej woli. Nie jesteśmy niewolnikami. Nauczmy się akceptować fakt, że w pracy ktoś ma nad nami władzę. To normalny element życia.
 
Warto rozpocząć od zbudowania dobrej atmosfery, pokazania postawy dbałości o dobrą relację. Przykładem dobrego początku rozmowy jest zdanie: „Szefie, cieszę się, że znalazłeś czas na rozmowę ze mną. Zależy mi na dobrej relacji między nami. Dlatego mam nadzieję, że uda nam się rozwiązać problem tak, żeby utrzymać tę dobrą relację czy wręcz ją poprawić”. Pamiętaj jednocześnie, że przełożeni mają doświadczenie w konfrontacjach i być może rozmowa pójdzie bardziej gładko, niż się spodziewasz.
Gdy wyjaśniasz, na czym polega problem, zapewnij, że nie chodzi o podważanie hierarchii czy negowanie władzy przełożonego. Nie protestujesz przeciw temu, że ktoś jest twoim przełożonym, lecz przeciw konkretnemu rozwiązaniu sprawy, konkretnym ustaleniom. Przykład: „Panie profesorze, mój problem z egzaminem nie wynika z tego, żebym podważał system egzaminacyjny. Wierzę, że ten proces ma sens, akceptuję go. Jednak moim zdaniem wymogi dotyczące zakresu egzaminu są nierealistyczne. Proszę mi pozwolić wyjaśnić to nieco szczegółowiej”.
Bierz odpowiedzialność za to, że jesteś częścią problemu, a przedstawiając możliwe rozwiązania proponuj alternatywy. Warto być w tym zakresie otwartym. Przykład: „Powierzył mi pan zadanie opieki nad stroną internetową firmy, jednak naprawdę się na tym nie znam. Być może mógłby się tym zająć ktoś, kto ma już umiejętności w tym zakresie, a może zdecydowałby się pan posłać mnie na szkolenie, mam tu pod ręką ciekawą ofertę...”.
Zwracaj uwagę na ton głosu, mowę ciała. Nie chodzi o to, by się płaszczyć, ale zachowując szacunek do samego siebie, jednocześnie sygnalizować szacunek dla drugiej osoby. To może być trudne, jeśli twój przełożony zachowuje się niezbyt kulturalnie.
 
Kawa na ławę
Bądź konkretny. Być może jest to twoja kolejna próba rozmowy na dany temat, a szef ma problem z konfrontacją z rzeczywistością. W takim wypadku warto przygotować się do rozmowy, tworząc listę faktów niepoddających się reinterpretacji. Przykład: „Potrzebujemy zmienić system akceptacji decyzji. Jak – to sprawa do rozważenia. Natomiast sprawy wyglądają tak: w ubiegły piątek potrzebowałam twojej akceptacji wyboru miejsca na obóz dla gimnazjalistek. Dostałam akceptację dopiero wczoraj. Miejsce jest już niedostępne. Jest to już druga taka sytuacja w tym miesiącu”.
Nie krytykuj jednostkowych wydarzeń, a powtarzające się wzorce problemów. Innymi słowy – każdy z nas popełnia błędy, także przełożeni. Ci ostatni przeżywają dodatkowy stres związany z odpowiedzialnością wynikającą z kierowniczego stanowiska. Dlatego podejmuj działanie w sytuacji, gdy problem się powtarza, a nie jeśli jest jednorazowy.
Ważne jest pokazanie, w jaki sposób rozwiązanie problemu przyczyni się do realizacji celów – przełożonego, czy wręcz celów przedsiębiorstwa. Przykład: „Wiem, że twoje polecenie zakazu korzystania z usług firmy X wynika z autentycznej troski o naszą firmę. Mój problem polega na tym, że najwyraźniej opierasz się na ukrytych założeniach, których nie znam. Moja współpraca z X zawsze układała się świetnie. Nie chcę z nimi zrywać kontaktu. Potrzebuję zrozumieć przyczyny twojej decyzji. Być może pomoże mi to ją w pełni zaakceptować albo pozwoli na wypracowanie innego rozwiązania”.
Przedstawiaj alternatywy, nie stawiaj ultimatum. Każdy problem ma wiele rozwiązań, to tylko kwestia chęci wybrania takiego, które byłoby najlepsze dla wszystkich zaangażowanych.
 
Ostatnia deska ratunku
Czasem przełożony jest autentycznie głuchy na wszelkie próby rozmowy i upiera się przy ewidentnie szkodliwym rozwiązaniu. Warto wtedy zastosować metodę biblijną – to znaczy podjąć próbę rozmowy, korzystając z pomocy kogoś będącego osobą znaczącą czy wręcz autorytetem dla twojego przełożonego. Gdy i to zawiedzie, można odwołać się do istniejących struktur, instytucji nadrzędnych. Pamiętajmy jednak, że jest to wejście na ścieżkę wojenną i nieodwracalne zniszczenie relacji. Trzeba też brać pod uwagę koszty zaangażowania – np. utratę pracy. Jeśli podejmujesz taką decyzję, miej przygotowaną alternatywę (np. konkretną propozycję zatrudnienia). Jeszcze jedna istotna rzecz – zastanów się nad swoimi motywami. Czy działasz dla obrony wartości czy pod wpływem zemsty? Przykład: „Rozmawialiśmy na temat faworyzowania twojego kuzyna w procesie rekrutacyjnym. Widzę, że posunąłeś się aż do tego, by zmienić oceny wystawione przez biegłych na drugim etapie rekrutacji. Ponieważ nawet rozmowa z działem kadr dotycząca zagrożenia, jakie dla firmy stanowi zatrudnienie go na to stanowisko, nie zmieniła twojego postępowania, zanoszę protokoły dokumentujące proces fałszowania rekrutacji do zarządu”.
Jeżeli decydujesz się nie wchodzić w konfrontację na poziomie odwołania do władzy wyższej, miej świadomość, że to także jest twój wolny wybór. Nie jesteś niewolnikiem. Staraj się w tym wypadku utrzymać możliwość powrotu do tematu. Ludzie zmieniają się z upływem czasu i mogą być bardziej otwarci – kiedyś w przyszłości. Przykład: „Widzę, że nie zmienisz zdania. Jednak chcę tu nadal pracować i jestem w stanie zaakceptować twoją decyzję. Czy możemy jednak sprawy nie kończyć definitywnie i powrócić do niej za jakiś czas?”.
 
 

Komentarze

Zostaw wiadomość

 Security code

Komentarze - Facebook

Ta strona używa cookies. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki