Dokumentacja pracownicza

Oprócz przepisów ogólnych, zawartych w kodeksie pracy, obowiązują tutaj przepisy wykonawcze - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie zobowiązana jest dostarczyć pracodawcy: wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy i kopie składanych dokumentów. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych wraz z potwierdzeniem odbioru.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca odbiera od pracownika oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej, o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej. W razie potrzeby pracodawca wystawia pracownikowi legitymację służbową bądź przepustkę.

Akta osobowe składają się z trzech części. Część A, dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Ponadto pracodawca zakłada dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy, niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy.

Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i sądy pracy w razie kontroli czy procesu sądowego wzywają pracodawców do przedłożenia akt osobowych pracowników. Dlatego tak ważne jest prowadzenie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami. Powinny one być przechowywane ze szczególną starannością i w miejscu niedostępnym dla ogółu.

Po zakończeniu pracy przez poszczególnych pracowników ich akta osobowe należy archiwizować.