Przyczyny nieobecności pracownika w pracy mogą być spowodowane różnymi sytuacjami życiowymi. Jednak przepisy prawa pracy przewidują usprawiedliwienie nieobecności pracownika tylko w określonych okolicznościach. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1996 r. stwierdza, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Obowiązkiem pracownika jest niezwłoczne powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy i przewidywanym jej okresie. Pracownik powinien powiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli u danego pracodawcy przepisy regulaminu nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o nieobecności pracownika w pracy, powinien on dokonać tego zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie tego terminu może być spowodowane tylko szczególnymi okolicznościami, jak na przykład obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: zaświadczenie lekarskie, decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, oświadczenie pracownika o sprawowaniu opieki nad dzieckiem do 8 lat w związku z zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza. Ponadto usprawiedliwia nieobecność pracownika także imienne wezwanie do wojska, sądu, prokuratury, na policję oraz przez organy administracji rządowej lub samorządowej oraz oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Warto też przypomnieć, że w szczególnych sytuacjach życiowych pracownik ma możliwość skorzystania z urlopu na żądanie, w ramach przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi w szczególnym trybie 4 dni urlopu w danym roku kalendarzowym. Żądanie pracownika musi być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznie. Ponadto pracownikowi przysługują 2 dni zwolnienia od pracy w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. Natomiast 1 dzień zwolnienia od pracy przysługuje pracownikowi w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.