Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a w szczególności do prowadzenia akt osobowych pracowników. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników. Oprócz przepisów ogólnych, zawartych w kodeksie pracy, obowiązują tutaj przepisy wykonawcze - rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie zobowiązana jest dostarczyć pracodawcy takie dokumenty, jak: wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy i kopie składanych dokumentów. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych wraz z potwierdzeniem odbioru. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca odbiera od pracownika oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej, o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej. Ponadto w razie potrzeby pracodawca wystawia pracownikowi legitymację służbową bądź przepustkę. Akta osobowe składają się z trzech części. Część A - zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część C - zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika.
Ponadto pracodawca zakłada dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy, niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. W razie wystąpienia niezgodności w świadectwie pracy, pracownikowi przysługuje prawo do jego sprostowania.
Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i sądy pracy w razie kontroli czy procesu sądowego wzywają pracodawców do przedłożenia akt osobowych pracowników. Dlatego tak ważne jest prowadzenie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto akta osobowe powinny być przechowywane ze szczególną starannością i w miejscu niedostępnym dla ogółu. Po zakończeniu pracy przez poszczególnych pracowników ich akta osobowe należy archiwizować.
Po stronie człowieka. Po stronie Ewangelii.
Wypróbuj za 1 zł przez miesiąc lub od razu zakup subskrypcję na rok i oszczędź pieniądze.
Artykuł pochodzi z numeru 13/2005
