Niezbędne dokumenty pracownicze

Jaką dokumentację ma obowiązek prowadzić pracodawca?

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a w szczególności do prowadzenia akt osobowych pracowników.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników.

Jakie przepisy obowiązują w tym zakresie?

Oprócz przepisów ogólnych, zawartych w kodeksie pracy, obowiązują tutaj przepisy wykonawcze – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jakie dokumenty muszą znajdować się w aktach pracowniczych?

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie zobowiązana jest dostarczyć pracodawcy takie dokumenty, jak: wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy i kopie składanych dokumentów. Ponadto pracodawca sporządzając umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych wraz z potwierdzeniem odbioru.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca uzyskuje jego pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca odbiera od pracownika oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej, o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej.

Jakie znaczenie w dokumentacji pracowniczej ma świadectwo pracy?

Bardzo ważnym dokumentem dla pracownika jest świadectwo pracy. Jest to dokument zaświadczający o stażu pracy, zajmowanym stanowisku, rodzaju umowy o pracę i sposobie jej rozwiązania. Wydanie pracownikowi świadectwa pracy jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do wydania pracownikowi świadectwa pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. W razie wystąpienia niezgodności w świadectwie pracy, pracownikowi przysługuje prawo do jego sprostowania.

Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i sądy pracy w razie kontroli czy też procesu sądowego wzywają pracodawców do przedłożenia akt osobowych pracowników. Dlatego tak ważne jest prowadzenie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ponadto akta osobowe powinny być przechowywane ze szczególną starannością i w miejscu niedostępnym dla ogółu oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.